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AvoLine : L'application pour Avocat !

Simple, fonctionnel, adaptable et sécurisé, cet outil est votre allié !

Application pour avocat

Pourquoi choisir AvoLine ?

Simple

Cette application est conçue avec un outil de la suite office : Access.
Aucun investissement dans une licence supplémentaire, vous disposez déja de la suite office ( Word, Excel, Powerpoint, Access) ! 

 

Rapide

Plus besoin de connexion internet et d’hébergement pour l’utilisation de cette application.
Adieu les problèmes de connexion. Vos données sont stockées en interne (ordinateur, disque dur, NAS)  !
Vous seul avez la main sur ces informations confidentielles !

Adaptable

L’ application Avoline est modifiable par la simple connaissance de l’outil Access de Microsoft.

La personnalisation de votre application reste accessible ! 

Économique

Le coût d’investissement de votre application ne génère aucun frais d’hébergement, aucun frais de maintenance, aucun frais d’abonnement.

AvoLine c’est une application et 2 extensions

Infos importante avocat
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Version Simple

La version simple de l’application, vous permet d’enregistrer vos prestations, vos clients et de dresser vos états de Frais.
Vous pourrez télécharger ou envoyer votre décompte d’état de frais et honoraires au format PDF.

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Extension 1 : Provision & Comptabilité

Cette extension vous permet d’ajouter le règlement de provisions (acompte) perçus pour le dossier en cours.
Chaque paiement reçu de votre client est ajouté dans le décompte de l’état de frais et honoraires. De plus, l’application gènère une facture pour votre client et comptable.

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Extension 2 : Calendrier

L’extension du Calendrier vous permet d’une part de prendre vos RDV courants tels que vos consultations, réunions, audiences et échéances de conclusions mais d’autre part, de facturer l’ensemble directement dans votre état de frais !

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En savoir plus

Version Simple

Page Accueil

La version simple vous permet :

  • L’encodage et la modification des données clients ;
  • L’encodage et la modification de vos prestations
    auprès de chaque client ;
  • L’établissement de vos états de frais et honoraires détaillés ;
  • Le téléchargement et l’envoi du décompte à votre client.

Étape 1 : Création de vos Prestations

Au préalable vous enregistrez les prestations facturables au sein de votre cabinet.
Ces prestations comportent un champ « Type », « Désignation », « Détail », « Prix », « Unité » et « Tva ».  Il est possible d’ajouter des frais de gestion (%pourcentage de certain poste de prestation). Ces frais se calculeront automatiquement lors de l’encodage de l’État de frais.
Il est également possible d’ajouter une prestation de type débours (frais non soumis à la TVA).

Étape 2 : Fichier client

Vous enregistrez les données personnelles de votre client (personne physique ou personne morale). 
La visualisation des états de frais et honoraires (en cours ou cloturés) sont visibles et accessibles depuis la fiche client. 

Étape 3 : Encodage de l'état de Frais

Les actions possible à partir de cet écran sont :

  • l’encodage des prestations, des débours et des frais administratifs ;
  • La prévisualisation du décompte du client ;
  • Le téléchargement du décompte au format PDF ;
  • L’envoie par mail à votre client. 

Vous pouvez encoder vos prestations à postériori, l’application vous permet d’éffectuerle tris vos prestations par date.

 

 Provision & Comptabilité

Page Accueil

La version extension 1 : « Provision & Comptabilité » vous permet, en plus de la version simple :

  • Effectuer des demandes de provisions ;
  • Visualiser le listing des provisions payées et en attente de paiement ;
  • L’établissement, le téléchargement et l’envoi de la facture à votre client et comptable.

Ajout de fonctionnalité dans l'état de frais

L’ extension 1 de votre application vous permet de générer, supprimer et ajouter des demandes de provisions dans l’état de frais en cours.
La demande de provision générée reste afficher dans l’attente du paiement.

Ajout d'un listing des provisions perçues

Dès le bon règlement de la provision, vous validez en un clique, ce qui gènére et conserve la facture du paiement . Cette facture peut être envoyée à votre client si celui-ci le souhaite.

Visualiser votre comptabilité

L’écran reprend l’intégralité des provisions payées et datées. Il vous est encore  possible de télécharger ou d’envoyer la facture (client ou complatble) depuis cet écran.
Cette extension vous permet de filtrer un envoie mensuel ou trimestriel de vos factures.

Calendrier

Page Accueil

La version extension 2 : « Calendrier » vous permet, en plus de la version simple :

  • La prise de rendez-vous ;
  • La visualtion du calendrier mensuel / journalier / dans les 30 jours à venir ;
  • Des filtres par Type de RDV ;
  • Des e-mails de prise ou de modification de RDV ;
  • Un lien direct entre l’état de frais et le RDV.

Ajouter un RDV

L’ajout d’un RDV peut s’effectuer depuis plusieurs endroit (Calendrier, Liste client, état de frais). Celui-ci peut être de 5 natures : Consultation, réunion, Audience, Échéance conclusions, Autres. Lors de la validation du RDV ou de la modification de la date, une option vous propose d’avertir le client par e-mail. Celui-ci est généré automatiquement avec les informations essentielles.

Facturer un RDV

Dans votre état de frais apparait un bouton  » RDV à Facturer  » et vous permet de retrouver les RDV liés à votre client.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez consulter ou modifier le RDV et surtout les facturer !

Listing RDV

Les différentes listes des RDV sont consultables par client, par types de RDV ou par journée. Depuis ces différentes fenêtres, certaines options vous seront permises.

PDF et E-mail du logiciel

pdf

PDF créés pour les Avocats

Les PDF créés par l’application dépendent de votre version. Dans la version complète, vous y trouverez un PDF pour le décompte de l’état de frais et honoraires, pour le paiement de la provision, pour l’export des provisions au comptable (filtrable par date) et le PDF du calendrier.

Nous pouvons adapter les PDF à votre convenance.

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Décompte de l'État de frais

Ce PDF est composé de 3 parties :

1) L’entête avec les informations du client et du dossier ;
2) Le décompte de l’état de Frais
3) Le total du décompte

Provision payée

Ce PDF est composé de 3 parties :

1) L’entête avec vos informations et celles de votre client ;
2) Le montant de la provision ;
3) Le total de la provision HTVA et TVA + les frais de débours.

Calendrier

Le PDF du calendrier s’affiche par mois et il est possible de le filtrer par type de RDV. Étant donné que toutes les informations doivent tenir sur une seule page,  vous ne verrez que 5 RDV par journée (dans l’aperçu mensuel).

Décompte de l'État de frais

Ce mail reprend le nom et l’adresse E-mail de l’état de frais.
Il joint également le décompte en pièce jointe du mail.

Demande de provision

Ce mail reprend le nom du client, l’adresse E-mail repris dans l’état de frais et le montant de la provision.
Il joint également le décompte en pièce jointe du mail.

Prise de RDV

Ce mail reprend le nom et l’adresse e-mail du client, la date, l’heure et le type de RDV.

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email

E-mails générés par AvoLine

Les E-mails possibles dépendent également de la version choisie.
Dans la version complète vous trouverez des e-mails pour l’envoie du décompte de frais et honoraires, pour la demande de provision, pour l’envoi au comptable des paiements reçus, pour la prise et la modification d’un RDV.

Un compte Outlook et une signature sont requis pour utiliser les e-mails ! 

 

Un paiement unique, sans aucune mensualité !

Une licence de la suite office est requise pour utiliser AvoLine

Simple

€895
  • Liste des prestations.
  • Liste des clients.
  • État de frais.
  • Demande de provisions.
  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
  • Facturer un RDV.
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Simple + Provision & Comptabilité

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  • Liste des prestations.
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  • Demande de provisions.
  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
  • Facturer un RDV.
Choisir

simple + Calendrier

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  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
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Offre Complète

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€1550
  • Liste des prestations.
  • Liste des clients.
  • État de frais.
  • Demande de provisions.
  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
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