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AvoLine : Le logiciel pour Avocat !

Simple, fonctionnel, adaptable et sécurisé, cet outil est votre allié !

Accueil logiciel Avocat

Pourquoi choisir AvoLine ?

Simple

Ce logiciel est conçu avec un outil de la suite office : Access.
La seule licence à détenir est donc celle de la suite office, vous permettant d’utiliser ses outils tels que Word, Excel, Powerpoint et Access.
AvoLine est une application Access fonctionnant avec Outlook (pour l’envoi de vos mails).

Rapide

Ne soyez plus dépendant de votre connexion internet ou des problèmes d’hébergement. Aucune donnée n’est stockée en ligne, tout est conservé sur votre ordinateur !
Vous seul avez la main sur ces informations confidentielles !

Personnalisable

Access étant un outil mondialement connu, quiconque connaissant la suite office peut faire évoluer votre version !
Nous pouvons également apporter des personnalisations permettant de répondre à votre fonctionnement.

Économique

Étant donné que ce logiciel est stocké sur votre ordinateur, et qu’il ne nécessite aucune maintenance ni de frais d’hébergement web, seul le montant d’acquisition vous sera facturé.
Et donc aucun paiement mensuel ne vous sera demandé !

AvoLine c’est un Logiciel et 2 Éxtensions

Infos importante avocat
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Version Simple

La version simple du logiciel, vous permet d’enregistrer vos prestations, vos clients et de dresser vos États de Frais.
Vous pourrez télécharger ou envoyer votre décompte d’État de frais au format PDF.

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Extension 1 : Provision & Comptabilité

Cette extension vous permet d’ajouter le règlement de provisions (acompte) perçus pour le dossier en cours.
Chaque paiement reçu de votre client est ajouté dans le décompte de l’État de frais et honoraires. De plus, le logiciel gènère une facture pour votre comptable.

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Extension 2 : Calendrier

L’extension du Calendrier vous permet d’une part de prendre vos RDV courants tels que vos consultations, réunions, audiences et échéances de conclusion mais d’autre part, de facturer l’ensemble directement dans votre État de frais !

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Version Simple

Page Accueil

La version simple vous permet :
– La création et la modification des clients ;
– La création et modification des prestations ;
– La création et modification des États de frais ;
– L’export et l’envoi du décompte au client.

Étape 1 : Création de vos Prestations

Avant de dresser un État de frais et honoraire pour un client, vous devez enregistrer les prestations que vous utilisez au quotidien (celles-ci pourront tout de même être rajoutées depuis l’État de frais).
Ces prestations comportent un champs « Type », « Désignation », « Détails », « Prix », « Unité » et « Tva ».  Il est possible d’ajouter des frais de gestion à une prestation. Ces frais se calculeront automatiquement lors de l’encodage de l’État de frais.
Il est également possible d’ajouter une prestation de type débours (frais non soumis à la TVA).

Étape 2 : Ajout de votre client

Un client peut être composé de deux personnes (Madame et Monsieur, Mesdames, Messieurs). En plus des informations classiques du client, vous avez la possibilité d’ajouter le lien vers le dossier client stocké sur votre ordinateur (raccourci rapide).
Toujours dans les informations du client, vous pouvez visualiser les États de frais en cours ou clotûrés.

Étape 3 : Encodage de l'État de Frais

À partir de cet écran, vous retrouvez les informations de l’État de frais, tels que : le numéro de dossier, le type de dossier, la date de création et les montants facturés.
Vous y retrouvez également les informations du client et les prestations effectuées pour cet État de frais.
Lors de l’ajout des prestations, il est possible de les réorganiser par date ou par numéro de ligne.
Les actions possibles à partir de cet écran sont la prévisualisation du décompte de l’État de frais et honoraires, le téléchargement du PDF sur votre ordinateur ou l’envoi par e-mail au client.

 Provision & Comptabilité

Page Accueil

La version Provision et Comptabilité vous permet :
– La création et la modification des clients ;
– La création et modification des prestations ;
– La création et modification des États de frais ;
– Effectuer des demandes de provisions ;
– Listing des provisions perçues et en attentes ;
– L’export et l’envoi du décompte au client.
– L’export et l’envoi de la facture de provision au client et au comptable.

Ajout de fonctionnalité dans l'État de frais

L’extension des provisions vous permet de générer ou d’ajouter des « acomptes » au sein de votre État de frais. Cette provision peut contenir des frais de débours n’étant donc pas soumis à la TVA.
Dès lors que la demande est faite, celle-ci reste en attente jusqu’à ce que vous validiez la réception du paiement (la demande peut être faite en seul clique par e-mail au client ).

Ajout d'un listing des provisions perçues

Lorsque le paiement de la provision est validé, le logiciel gènére et conserve la facture du paiement en dissociant l’acompte des débours. Cette facture peut être envoyée au client si celui-ci le souhaite.

Gardez à jour votre comptabilité

Un nouvel écran reprend l’intégralité des paiements reçus, classés par date de paiement. Il vous sera possible de télécharger ou d’envoyer la facture d’un seul ou de tous les paiements aux clients ou à votre comptable !
Un filtre est présent pour déterminer le trimestre voulu et permettant d’englober toutes les pages en un seul PDF.

Calendrier

Page Accueil

La version Calendrier vous permet :
– La création et la modification des clients ;
– La création et modification des prestations ;
– La création et modification des États de frais ;
– L’export et l’envoi du décompte au client.
– La prise de rendez-vous pour un client ;
– Un écran reprenant le calendrier mensuel / journalier / dans les 30 jours à venir ;
– Des filtres par Type de RDV ;
– Des e-mails de prises ou de modifications de RDV ;
– La possibilité de facturer le RDV dans l’état de frais du client.

Ajouter un RDV

L’ajout d’un RDV peut s’effectuer depuis plusieurs endroit (Calendrier, Liste client, État de frais). Celui-ci peut être de 5 natures : Consultation, réunion, Audience, Échéance conclusion, Autres. Lors de la validation du RDV ou de la modification de la date, une option vous propose d’avertir le client par e-mail. Celui-ci est généré automatiquement avec les informations essentielles.

Facturer un RDV

Dans votre État de frais apparait un bouton  » RDV à Facturer  » et vous permet de retrouver les RDV liés à votre client.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez consulter ou modifier le RDV et surtout les facturer !

Listing RDV

Les différentes listes des RDV sont consultables par client, par types de RDV ou par journée. Depuis ces différentes fenêtres, certaines options vous seront permises.

PDF et E-mail du logiciel

pdf

PDF créés pour les Avocats

Les PDF créés par l’application dépendent de votre version. Dans la version complète, vous y trouverez un PDF pour le décompte de l’État de frais et honoraires, pour le paiement de la provision, pour l’export des provisions au comptable (filtrable par date) et le PDF du calendrier.

Nous pouvons adapter les PDF à votre convenance. 

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Décompte de l'État de frais

Ce PDF est composé de 3 parties :

1) L’entête avec les informations du client et du dossier ;
2) Le décompte de l’État de Frais
3) Le total du décompte

Provision payée

Ce PDF est composé de 3 parties :

1) L’entête avec vos informations et celles du client ;
2) Le montant de la provision ;
3) Le total de la provision HTVA et TVA + les frais de débours.

Calendrier

Le PDF du calendrier s’affiche par mois et il est possible de le filtrer par type de RDV. Étant donné que toutes les informations doivent tenir sur une seule page,  vous ne verrez que 5 RDV par journée.

Décompte de l'État de frais

Ce mail reprend le nom et l’adresse E-mail de l’État de frais.
Il joint également le décompte en pièce jointe du mail.

Demande de provision

Ce mail reprend le nom du client, l’adresse E-mail repris dans l’État de frais et le montant de la provision.
Il joint également le décompte en pièce jointe du mail.

Prise de RDV

Ce mail reprend le nom et l’adresse e-mail du client, la date, l’heure et le type de RDV.

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email

E-mails générés par AvoLine

Les E-mails possibles dépendent également de la version choisie.
Dans la version complète vous trouverez des e-mails pour l’envoie du décompte de frais et honoraires, pour la demande de provision, pour l’envoi au comptable des paiements reçus, pour la prise et la modification d’un RDV.

Un compte Outlook et une signature sont requis pour utiliser les e-mails ! 

 

Un paiement unique, sans aucune mensualité !

Une licence de la suite office est requise pour utiliser AvoLine

Simple

€750
  • Liste des prestations.
  • Liste des clients.
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  • Demande de provisions.
  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
  • Facturer un RDV.
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Simple + Provision & Comptabilité

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  • Demande de provisions.
  • Liste de paiements reçus.
  • Calendrier.
  • Facturer un RDV.
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simple + Calendrier

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